Las empresas cada vez generan más datos e información en su trabajo diario. Dicha información debe almacenarse diariamente de manera ordenada para, si se necesita en un futuro, poder encontrarla fácilmente.

No encontrarla supone una pérdida de tiempo y dinero. Para saber dónde puedes almacenar la información digital en este post te hacemos algunas recomendaciones útiles.

A continuación, te damos 8 consejos para conocer cómo organizar la información digital adecuadamente en una pyme:

1. Crea protocolos para el almacenamiento de la información digital

Es vital que se difunda y realice por todos los empleados un mismo proceso para organizar la información digital. Hay que establecer unas claras reglas para este proceso. Por ejemplo, cómo debe nombrarse la información, dónde debe guardarse, etc. Así, toda la información se almacenará de la misma manera y cualquier empleado sabrá encontrarla fácilmente.

2. Establece una jerarquía para organizar la información digital que se almacene creando subcarpetas

Además de establecer un claro protocolo, es vital que se realice una jerarquización de la información por subcarpetas. Todos los empleados deben conocer esta jerarquización y saber qué información va en cada lugar. Sin esta jerarquía, la información estaría desordenada y sería imposible encontrar lo buscado. Una clara y sencilla jerarquía es la mejor forma de organizar la información digital.

3. Crea una carpeta raíz para todos los documentos digitales

Dentro de la jerarquización de la información debe haber una carpeta raíz de la que parta toda la jerarquía. Ésta carpeta raíz será la primera carpeta a la que acudir cuando se quiera encontrar información digital almacenada.

4. Nunca borres información

Borrar información siempre es un error. Por mucho que sea información de una versión antigua, desactualizada, inactiva o descartada, nunca sabes si en algún momento te va a servir. Toda información creada es valiosa y, aunque en el momento parezca que no sirva, también hay que crearle una subcarpeta en la jerarquía y almacenarla.

5. Nombra los documentos y carpetas de manera breve y autoexplicativa

Organizar la información digital requiere nombrar de forma breve y autoexplicativa. Un buen nombre es breve, claro y cada una de las palabras que lo componen están separadas por guiones bajos, no espacios. Los buenos nombres permiten a los empleados encontrar información rápidamente sabiendo qué es y qué contiene cada documento Por ello, hay varias fórmulas que deben ser descartadas para nombrar documentos y carpetas como:

• Acrónimos: por muy generales que sean es mejor evitarlos para asegurarnos que sea entendible por todos.
• Acentos y caracteres diferentes al abecedario: estos caracteres hay que evitarlos para asegurar de que no existen incompatibilidades entre formatos y plataformas.

6. Cifra la información con la fecha invertida

Organizar la información digital correctamente implica que sea cifrada con la fecha invertida de su última edición. También es recomendable incluir el número de versión quedando de la siguiente manera. Por ejemplo, si tenemos un documento creado cuya última versión es la 4ª y la estamos almacenando el día 29 de agosto de 2019, quedaría de la siguiente manera: “20190829_v4”. También puedes separar la fecha por año, mes y día con guiones bajos quedando de la siguiente forma: “2019_08_29_v4”. Después de la fecha invertida y el número de versión habría que poner el nombre breve y explicativo.

7. Guarda siempre los documentos en su destino final

Guardar correctamente los documentos implica una buena organización. Todo empleado debe saber desde el principio cuál debe ser la carpeta de destino final de la información. Si no se guarda correctamente desde el principio todo este método de organizar la información digital será en vano. Por otro lado, si existe duda por parte del empleado de dónde guardar un documento es indicador de que existe una mala jerarquía o un mal protocolo enseñado a los trabajadores.

8. Realiza copias de seguridad diariamente

Todo almacenamiento de información digital debe estar ciberseguro y ser diariamente programado para realizarse copias de seguridad. Esta información es vital que sea protegida y tenga siempre su copia de seguridad lo más actualizada posible para, en caso de desastre, no sufrir pérdidas de información, de tiempo y de dinero. Una copia de seguridad es el mayor salvavidas de toda organización de información digital.

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